Communicatie voor agile transformaties

Bij Agile transities staat het ontwerp en de uitvoering van de verandering centraal. Als een organisatie of een onderdeel ervan besluit agile te gaan werken, wordt er vaak een ontwerp gemaakt: functionele afdelingen worden afgebroken en vervangen door waardestroom- of marktgerichte eenheden.

De medewerkers gaan door een assessment heen om zicht te krijgen of ze beschikken over de capabilities die nodig zijn in de nieuwe way of work. Met het organisatie-ontwerp en de assessmentresultaten worden nieuwe teams samengesteld. Deze teams maken zich vervolgens samen met een coach de nieuwe manier van werken eigen.

Communicatie blijft in veel agile transities onderbelicht. Het transformatieteam schiet vaak in de actie omdat er veel moet gebeuren in korte tijd. De communicatiecapaciteit toegevoegd aan het team is doorgaans beperkt. Bovendien kampt de communicatieprofessional in het transitieteam met een inhoudelijke kennisachterstand op het gebied van agile werken en schiet daardoor automatisch wat meer in een volgende, uitvoerende houding.

Verandercommunicatie is een waardevolle toevoeging aan agile transformaties.

Bij de start van de transformatie biedt een zorgvuldig ingerichte communicatiestrategie met contentplan houvast. Zijn alle medewerkers geïnformeerd? Is er een mix tussen informeren over de verandering en ervaren wat het betekent in de praktijk? Bestaat er een mogelijkheid om terug te praten naar het transformatieteam?

Na afronding van de start van de transformatie is het zaak om vol te houden, juist met communicatie. Het nieuwe van de verandering is er af, de medewerkers die redelijk snel veranderingen opnemen zijn mee, de eerste successen zijn geoogst.
Het taaie middenstuk van de verandering is aangebroken. De transformatie lijkt stil gevallen en het enthousiasme in de organisatie neemt af. De eerste vraagtekens worden gezet bij het nut en de effectiviteit van de nieuwe way of work.
Nu is het tijd voor een andere communicatie-aanpak: veel minder uitleg geven over wat agile is en doet en veel meer wijzen op de effecten van agile. Een campagnematige aanpak waarmee consequent getoond wordt wat de bedoeling is van de verandering.

Na verloop van de tijd, en dit duurt altijd langer dan het veranderteam wenst, heeft de agile transformatie zich in ongeveer 80% van de organisatieonderdelen voltrokken. En juist dan heeft communicatie een hoofdrol te vervullen. Het uitroepen van de geslaagde verandering, het bedanken van iedereen die zich heeft ingespannen om een nieuwe manier van werken aan te leren, het bekrachtigen van het nieuwe normaal, het wijzen op de toegenomen strategische opties waar de organisatie nu uit kan putten.

Grijp het momentum van de afronding om de nieuwe werkelijkheid te vieren en om je met elkaar te verheugen op een zinderende toekomst. 

Strategie-ontwikkeling en actieplan

Samen met het transformatieteam exploreren hoe communicatie logisch aansluit op de transformatie-aanpak. De communicatiestrategie die zich het duidelijkst lijkt af te tekenen expliciet maken en uitwerken. De eerste communicatie middelen en acties uitwerken en inzetten. Vervolgens een iteratieve aanpak inzetten die gelijk op loopt met het transformatieproces. De aanpak kan aangevuld worden met training op specifieke onderdelen. 

Communicatie-advies bij agile transformatie

Als agile coach en communicatieprofessional is het mogelijk om mee te werken in een transformatieteam en daarnaast een verandercommunicatie-opdracht uit te voeren. De inzet is in dit geval die van een agile coach met een specialisme. Voordeel hiervan is dat deze competentie vanaf het begin in het transformatieteam beschikbaar is zodat hier geen afhankelijkheden naar andere organisatie-onderdelen ontstaan.

Training en ontwikkeling communicatievaardigheden

Agile coaches die beschikken over sterke communicatie vaardigheden zijn in het voordeel. En het zit ‘m vaak in de consequente toepassing van communicatietechnieken die ervoor zorgt dat uitingen doen waar ze voor bedoeld zijn. Die communicatietechnieken zijn te leren. Door trainingen maar ook door een op een samenwerking met agile coaches die een specifieke skill willen aanscherpen. Denk aan structuren en instructies op het gebied van kernboodschappen formuleren, nieuwsberichten schrijven, beeldgebruik, storytelling en de inzet van blended media.