Hoe Agile de communicatie vooruit gaat helpen

Scrum is opeens een ‘ding’ in communicatie. En terecht. Agile technieken zoals Scrum geven de communicatie de snelheid en wendbaarheid die zo hard nodig is. Bovendien zorgt het ervoor dat de juiste personen bij de communicatie worden betrokken. En daarnaast biedt het  communicatieprofessionals tools om greep houden op de ontwikkeling van communicatie en de inzet van middelen binnen het veld van interne stakeholders.

Snelheid

Met Agile denk en werk je in sprints van twee tot vier weken. In de sprint doe je alleen datgene wat nu nodig is, wat direct bijdraagt aan het resultaat. Je volgt daarbij de prioriteiten die je als team hebt vastgesteld na overleg met de opdrachtgever over de doelen.  Bovendien zijn gebruikers van de communicatie en interne stakeholders in het ontwikkelproces betrokken waardoor je achteraf geen bijstellingsissues hebt. Alle afstemming gebeurt ‘on the fly’. Door de focus, het teamwork en de directe terugkoppeling kan je tempo maken zonder kwaliteit te verliezen.

Wendbaarheid

Aan het begin van elke sprint bepaal je opnieuw wat nu het belangrijkst is. Pas als de prioriteiten helder zijn, ga je aan de slag. Zo duurt het altijd maximaal vier weken voor je een belangrijke verandering in de buitenwereld actief een plaats kunt geven in de communicatie. Essentieel in deze dynamische tijden. Let op: dit geldt niet voor een crisis. Een crisis vraagt natuurlijk meteen aandacht. Een crisis is bovendien niet goed te Scrummen, omdat je van te voren geen realistische en meetbare doelen kunt vaststellen over het resultaat van je interventies.

Betrokkenheid

Doordat je gebruikers, en als het nodig is ook andere organisatiedisciplines, in het proces trekt bak je het draagvlak voor het resultaat tijdens de ontwikkeling al in. Dit is sowieso goud waard. En dat is het zelfs nog meer in omgevingen waarin soms enigszins verwijtend wordt vastgesteld dat de communicatie-afdeling zo’n black box is.

Greep houden

In het speelveld van interne stakeholders kan het lastig zijn om greep te houden op de inhoud van de communicatie en het proces. Met Agile technieken heb je krachtige instrumenten om ieders inbreng een plek te geven in het proces, terwijl je de regie op het proces houdt en het team verantwoordelijk blijft voor de inhoud en de kwaliteit daarvan. Hiermee houd je de beroepstrots en gedrevenheid van communicatieprofessionals in ere terwijl je ook een actief responsieve houding naar de organisatie en de buitenwereld aanneemt.

Reflectieve Communicatie Scrum (RCS)

Gepensioneerd hoogleraar Betteke van Ruler ‘vertaalde’ de Agile methode Scrum naar de communicatiepraktijk. Ze kreeg namelijk het idee dat het traditionele communicatieplan zijn langste tijd heeft gehad en wilde een realistisch alternatief bieden. Dat vond ze bij Scrum: een methode die helpt om taken te structureren, gedachten te ordenen, richting te bepalen en het pure middelendenken op afstand te houden, om geld en menskracht te verantwoorden. Een methode bovendien die uiterst geschikt is voor de onvoorspelbare en dynamische aard van het communicatievak.

Scrum met een twist

Betteke vertelde dat ze de Scrum methode heeft aangepast voor het communicatievak. Zo vond ze het proces te intern gericht. Ze heeft het proces daarom laten starten met een visie op communicatie. Ook heeft ze meer verificatie- en validatiemomenten ingebouwd met de opdrachtgever. Het IT-gerichte jargon van Scrum heeft ze doelbewust vervangen door meer alledaagse termen. Ook sommige typische Scrum activiteiten als pokeren  -om de complexiteit van activiteiten te bepalen- zijn weggelaten. Daar staat tegenover dat er ook veel typische communicatiezaken aan toe zijn gevoegd: een bruikbaar evaluatiemodel bijvoorbeeld. En ook handig, ze wijst duidelijk aan welke vormen van accountability zich op welke plekken in het proces bevinden.

Aansluiting

Of je nu met de RCS aan de gang gaat, Agile projectmanagement inzet of de klassieke Scrum methode gebruikt; het gaat de communicatie vooruit helpen. Het brengt beweging en flexibiliteit. En niet te vergeten: aansluiting. Het zorgt voor een echte fit tussen de communicatie-afdeling, de organisatie en de buitenwereld. De enige voorwaarde is dat je het gedisciplineerd inzet en toepast. Agile methodes zijn makkelijk te begrijpen, maar extreem moeilijk toe te passen.

Deze blog is eerder gepubliceerd op workimprovers.nl, op 14 november 2013

Photocredits: Alba Campus (CC).